Ei tarvitse matkustaa. Helpompi löytää yhteinen aika. Osallistujat tasa-arvoisesti mukana. Työn tuotokset valmiiksi digitaalisesti dokumentoitu. Uusia ”pieniä isoja elämyksiä” oivaltavista työkaluista.

Yhä enemmän päädymme järjestämään online-workshopin perinteisen paikan päällä järjestettävän työpajan sijaan. Käytännölliset asiat ja hyödyt painavat vaakakupissa, ja yhä enemmän myös kokemukselliset elementit.

Kirjoitimme Viivi Mannisen kanssa tämän blogin online workshopeista ja digitaalisten alustojen vertailusta. Viivi oli Businessworksilla palvelumuotoiluharjoittelussa toukokuussa 2022.

Perehdyimme yleisimpiin digitaalisiin alustoihin (Miro, Mural ym.) keskustelimme ja kokeilimme toimintatapoja käytännössä. Havaintomme voisi tiivistää kolmeen näkökulmaan:

• Valitse alusta, joka on osallistujille intuitiivinen ja mieluisa käyttää, jotta työkalusta ei tule työskentelyn jarru
• Valitse alusta, joka tukee koko palvelumuotoiluprosessia tiedonkeruusta ideointiin, konseptointiin ja dokumentointiin. Alusta on kehittämisen ympäristö itse työpajoissa mutta myös niiden ulkopuolella.
• Valitse alusta, räätälöi sen sisältö ja pysy tämän alustan käytössä. Työkalun vaihtaminen matkanvarrella aiheuttaa lisätyötä.

Uusien digitaalisten alustojen rinnalla online-workshopissa toimii mainiosti myös perinteiset PowerPointit ym. Palvelumuotoilutyön alussa on hyvä sopia, missä ympäristössä ja millä työkaluilla toimitaan. Jos uuteen alustaan siirtyminen tuntuu epävarmalta, siitä voi ottaa tuttuun työskentelyyn jotain uusia mausteita.

Digitaaliset alustat fasilitoinnin työkaluna

Vertailussamme digitaalisen alustan tärkeimmäksi valintakriteeriksi muodostui fasilitointityökalut, niiden monipuolisuus sekä ryhmä- että yksilötehtävissä, jotta yhteiskehittäminen voisi jatkua saumattomasti myös työpajojen ulkopuolella. Huomioitavia perusasioita, mutta tärkeitä sellaisia ovat myös lisenssit, käyttöoikeudet ja tietosuoja.

Näiden kriteerien avulla lähdimme tutkimaan ja vertailemaan online-työpajoihin soveltuvia alustoja Googlen ja suosittelujen kautta. Haun tuloksesta löytyi 7 varteenotettavaa ”online valkotaulua” etätyöpajojen järjestämiseen erilaisilla fasilitointi työkaluilla. Tarkasteluun valitut online valkotaulut olivat:

• Miro
• Mural
• Conceptboard
• Collaboard
• Lucidspark
• Stormboard
• Mockups

Aivan vertailun alussa Lucidspark jouduttiin rajaamaan pois tarkastelusta, kun fasilitointityökalut sai ainoastaan käyttöön ostamalla 3 Team-lisenssiä, jolloin se ei olisi kustannuksellisesti järkevä päätös toimiessa pienten yritysten kanssa. Collaboardin 2 lisenssin pakollisuus ei rajannut sitä vielä pois, koska kustannukset olisivat saamaa luokkaa muiden alustojen kanssa. Kustannuksien lisäksi Stormboard ja Mockups rajautuivat vertailun ulkopuolelle rajallisten vierailija ominaisuuksien vuoksi. Näillä kahdella alustalla asiakkaat pystyivät toimimaan valkotaululla vain lukijoina, jolloin osallistamisen ja yhteiskehittämisen näkökulmasta nämä alustat eivät toisi etätyöpajoihin lisäarvoa olemassa olevaan Miro lisenssiin verrattuna. Tarkempaa vertailua jatkettiin Miro, Mural, Conceptboard ja Collaboard alustojen kohdalla.

Kuten yllä olevasta taulukosta näkee, ei työkalujen väliltä löytynyt suuria eroja. Kaikilla alustoilla fasilitoija pystyy hallinta ominaisuudella varmistamaan, että kaikki osallistujat ovat oikeassa paikassa hallitsemalla koko ryhmää tai yksittäisiä osallistujia. Mirossa, Muralissa ja Collaboardissa huomiota pystyi ohjaamaan rajaamalla näkymiä osallistuja kohtaisesti, joka antaa jokaiselle osallistujalle rauhan työskennellä yksin näkemättä muiden tuotoksia. Kun yksityinen tila on päättynyt, sisältö tulee näkyviin kaikille, jolloin pystytään jatkamaan työskentelyä yhdessä. Tämä ominaisuuden avulla etätyöpajan ominaisuudet ovat hyvin lähellä perinteisten työpajojen ominaisuuksia.

Step-by-step esittäminen löytyi Mirosta, Muralista ja Conceptboardista. Tämä työkalu auttaa järjestämään työpajan ennakkoon aikataulun mukaisesti, jolloin osallistujien ohjaaminen tehtävästä toiseen onnistuu mutkattomasti. Tehtävät pystyivät aikatauluttamaan ja osallistujien näkymää pystyy kontrolloimaan siten, että he näkevät vain määrätyn näkymän eikä osallistuja pääse karkaamaan loputtomalle Miro-taululle ennen aikojaan.

Kaikilla alustoilla taulusta pystyy piilottamaan tauluja, joita et halua työpajaan osallistuvien näkevän työpajan aikana. Piilotetut taulut pystyvät tarpeen mukaan avaamaan työpajan aikana. Tauluja saa lukittua myös paikoilleen, etteivät vierailijat tai työpajan osallistujat pääse vahingossa liikuttelemaan elementtejä.

Kaikista alustoista löytyi loputon valikoima valmiita pohjia menetelmiin, joita voi helposti muokata oman näköiseksi. Mirosta löytyy myös oma yhteisö, jonne Miron käyttäjät pystyvät luomaan omia menetelmä ja työpaja ohjiaan. Näitä pohjia pääsee helposti hyödyntämään ja muokkaamaan omaan tarkoitukseen. Työpajapohjat ovat hieno lisä työpajojen valmistelun nopeuttamiseksi, kun kaikkea ei tarvitse tyhjästä luoda.

Vierailijat on helppo kutsua taululle linkin kautta, eikä heidän tarvitse välttämättä luoda oma käyttäjää päästääkseen osallistumaan työskentelyyn työpajoissa. Kaikkien ilmainen lisenssi myös mahdollistaa taulun jakamisen asiakkaalle projektin loputtua, jolloin heillä on mahdollisuus päästä hyödyntämään opittuja työkaluja omassa työssään tulevaisuudessa.

Yksittäsi eroavaisuuksia löytyi etätyöpaja alustoilta. Mural erottui vierailijan näkymän muokkaus mahdollisuudella, jonka avulla voi rajata vierailijalla käytössä olevien työkalujen määrää käyttötarkoituksen mukaan. Tämä ominaisuus yksinkertaistaa kokemusta ja auttaa keskittämään huomion työpajalle olennaisiin työkaluihin. Miro ja Conceptboardin erottavana tekijänä oli pikalinkit, joiden avulla voi myös ohjata taululla liikkumista nopeasti. Laajojen fasilitointi ominaisuuksien lisäksi Mirosta löytyi kattavin valikoima yhteensopivia kolmannen osapuolen ohjelmia, jolloin kehittämisprojektin voisi kokonaan hallita Miron kautta. Näiden lisäksi löytyy live työpajojen post-it lappujen digitointi – kuinka houkutteleva ominaisuus!!

Päädyimme hyödyntämään Miroa

Ennen lopullista päätöstä teimme kaikkiin alustoihin ilmaisen lisenssin, jotta pääsemme tutustumaan lähemmin näiden taulujen ominaisuuksiin ja käyttöliittymiin. Mural ja Conceptboard vastasivat visuaaliselta ilmeeltään ja toiminnoillaan tosiaan. Molemmissa elementtien lisääminen, muokkaus ja liikuttaminen oli helppoa. Collaboard ei ollut visuaaliselta ilmeeltään aivan sitä luokkaa mitä muut alusta olivat eikä sen vuoksi ollut houkutteleva alusta muiden vahvoihin visuaalisiin ominaisuuksiin nähden.

Lopulta voittajaksi valikoitui Miro. Valintaan vaikutti fasilitointi työkalujen lisäksi kaikki sen muut ominaisuudet. Laaja kolmannen osapuolten sovelluksien yhteen sopivuus mahdollistaa koko projektin hallinnan Mirosta, joka helpottaa omaa työskentelyä. Miro oli mielestämme visuaalisilta ominaisuuksiltaan ja käytön helppoudeltaan paras muihin verrattuna. Tähän toki vaikuttaa käyttöjärjestelmän tuttuus, joka osaltaan myös auttaa meitä ohjeistamaan ja opettamaan alustan käyttöä asiakkaille.

Työkalut muuttavat itse työtä

Työkalut – teknologia – on aina muuttanut itse työtä. Mutta ajattelemme niin, että työtavat kehittyvät ja uudistuvat aina vain parempaan suuntaan. Uudet online alustat tekevät palvelumuotoilutyöstä aikariippumatonta ja mahdollistavat sekä itsenäisen pohdiskelun, toisten ideoiden päälle rakentamisen että yhteisen keskustelun ja arvioinnin. Työskentelyn läpinäkyvyys ja loputon mahdollisuus iteroida ja rikastaa sisältöä on myös iso periaatteellinen ja kulttuurinen muutos työtapoihin.

Muutokselle täytyy antaa aikaa, hyväksyä se, että vanhasta työtavasta luopuminen ei ole välttämättä helppoa, koska asiat täytyy miettiä uudella tavalla. Työtavat ovat niin arkeen rutinoituneita. Mutta uteliaisuus kokeilla vaikka vähän kerralla ja se, että tiimi tukee toisiaan muutoksessa auttaa ottamaan uusia toimintatapoja ja työkaluja osaksi arkea.